Nắm bắt Nghệ Thuật Trao Quyền Cho Nhân Viên - Bí quyết phát triển doanh nghiệp bền vững

Ở cương vị của một giám đốc, một trong những nhiệm vụ quan trọng của bạn là giúp đỡ nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn – trong đó có việc chuyển giao quyền giải quyết vấn đề và ra quyết định trong công việc. Nhưng thực tế, không có nhiều giám đốc mạnh dạng trao quyền cho nhân viên. Một nghiên cứu của McKinsey cho thấy hơn 60% của CEO thường bị lãng phí vào các tác vụ vụn vặt. Những giám đốc trẻ lại càng dễ nghi ngờ vào khả năng của cấp dưới, vì thế có khuynh hướng “ôm” việc nhiều hơn.

Theo các nhà nghiên cứu, nếu như trước đây tri thức chỉ chiếm 30% giá trị sản phẩm và dịch vụ thì hiện nay tỉ lệ này đã lên tới 80%. Trong bối cảnh đó, các nhà quản trị học cho rằng để tăng tính cạnh tranh và tồn tại các công ty phải tăng cường vận dụng tri thức của tập thể. Nói cách khác, các giám đốc cần phải cho nhân viên nhiều quyền lực hơn, cho phép họ tự suy nghĩ, hành động va tự chịu trách nhiệm, dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của bản thân. 
Theo các chuyên gia về quản trị, để việc giao phó quyền lực trở nên dễ dàng hơn, bạn cần phải tuân thủ  5 nguyên tắc sau:

1. Xem mình là một nhà lãnh đạo hơn là một giám đốc.
Con đường đi đến việc giao phó công việc cho nhân viên bắt đầu bằng việc xem xét lại hai giả định cơ bản về vai trò của người giám đốc. Thứ nhất, nhiều vị cho rằng nếu họ đứng ra giải quyết vấn đề do cấp dưới gây ra thì sẽ có hiệu quả hơn việc phải  đi dạy nhân viên tự giải quyết vấn đề. Thứ hai, rất nhiều vị tin rằng mình hiểu biết hơn nhân viên nhiều!
Các chuyên gia cho rằng, cả hai giả định trên đều dẫn đến tình trạng các giám đốc cứ “khư khư” thẩm quyền giải quyết vấn đề và ra quyết định thay vì uỷ thác cho cấp dưới. Để hạn chế điều này, bạn nên nghĩ rằng mình là một nhà lãnh đạo hơn là một giám đốc. Giám đốc có khuynh hướng chỉ “quản lý các công việc chi tiết”, còn nhà lãnh đạo quản lý con người bằng cách khuyến khích họ tự làm chủ và tự chịu trách nhiệm. Khi xem mình như những nhà lãnh đạo, các giám đốc sẽ cảm thấy thoải mái hơn và sẵn sàng giao phó nhiệm vụ cho nhân viên ngay từ đầu và để cho họ tự chịu trách nhiệm về kết quả công việc.

2. Đặt câu hỏi, đừng ra lệnh.
Cách thức giao phó công việc cũng quan trọng không kém phần giao phó công việc. Những kỹ năng giao phó công việc tốt là những người biết cách đặt câu hỏi hơn là ra lệnh cho cấp dưới. Chẳng hạn, khi đặt câu hỏi: “Anh / chị nghĩ rằng nên làm điều gì?” cho cấp dưới, bạn sẽ giúp họ hình thành thói quen phải  tự nghĩ ra vấn đề nào đó. Những câu hỏi gợi mở như “Anh/ chị nghĩ rằng nguyên nhân nào đã làm phát sinh vấn đề này?” Chúng ta nên xem xét điều gì nếu thực hiện theo giải pháp mà anh/ chị đề xuất? hoặc “Chúng ta đã xử lý tình huống với khách hàng A như thế nào?… sẽ giúp bạn hiểu được các nhân viên đã suy nghĩ ở mức độ nào về những vấn đề của họ. Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý rằng không nên phản ứng ngay sau khi nghe câu trả lời. Hãy để nhân viên có đủ thời gian để giải thích, đồng thời cũng để bạn có đủ thời gian để giải thích, đồng thời cũng để bạn có đủ thời gian để đánh gía ý kiến đề xuất giải quyết vấn đề của họ.

3. Tuân thủ nguyên tắc “đúng người, đúng việc”
Để tránh những sai sót, rắc rối do nhân viên gây ra sau khi bạn giao phó công việc cho họ, bạn phải tuân thủ nguyên tắc này. Có nghĩa là giao phó công việc phải dựa trên sự đánh giá năng lực, nguyện vọng và mục tiêu phát triển nghề nghiệp của nhân viên. Nếu làm được điều này, bạn sẽ giúp cho nhân viên phát huy tối đa điểm mạnh của họ và họ sẽ làm việc một cách tích cực, chủ động.

4. Khuyến khích suy nghĩ độc lập.
Khi nhân viên càng suy nghĩ độc lập và càng có ý thức làm chủ công việc, họ sẽ càng ít “quấy rầy” cấp trên. Trong việc giải quyết vấn đề và ra quyết định, thường có bốn mức độ:
- Giám đốc giải quyết vấn đề.
- Giám đốc hướng dẫn nhân viên cách giải quyết vấn đề và nhân viên là người trực tiếp làm điều này.
- Nhân viên đề xuất một giải pháp cho vấn đề và yêu cầu giám đốc thông qua.
- Nhân viên giải quyết vấn đề và báo cáo kết quả cho giám đốc.

Để tạo cho nhân viên ý thức tự làm chủ công việc, bạn phải khuyến khích họ hành động theo mức độ (4) càng nhiều càng tốt. Để làm điều này, bạn phải trả lời được ba câu hỏi: những nhiệm vụ thực tế của nhân viên là gì, bạn mong muốn họ có những kiến thức nào và họ  có được thẩm quyền ở mức độ nào. Bạn không thể mong đợi một nhân viên có thể tự giải quyết một vấn đề nếu anh ta/cô ta không biết rõ rằng mình có thẩm quyền để làm điều đó hay không.

5. Trao quyền công khai
Trao quyền công khai trước tập thể khiến cho những tập thể và cá nhân có liên quan đến người được giao nhiệm vụ nắm được tình hình, người quản lý trao cho ai quyền gì, quyền hạn đến đâu…, từ đó tránh được mâu thuẫn trong xử lý công việc hoặc những đơn vị và cá nhân khác không hợp tác. Trao quyền trước tập thể còn giúp cho người được trao quyền cảm thấy mình được tôn trọng, nhận rõ được trách nhiệm để từ đó sẽ tích cực hơn, chủ động hơn và làm việc có hiệu quả hơn.

6. Trao quyền phải có căn cứ
Khi trao quyền phải có căn cứ, vì vậy cách tốt nhất là áp dụng phương pháp trao quyền bằng quyết định văn bản. Trao quyền bằng quyết định văn bản có các hình thức như thư tay, bản ghi nhớ, thư ủy quyền, công văn… Trao quyền bằng văn bản có ba ưu điểm sau: Một là, khi có người không phục sẽ lấy đó làm căn cứ; hai là, sau khi xác định rõ phạm vi quyền hạn đã trao thì vừa có thể khống chế việc cấp dưới làm những việc vượt quá quyền hạn của mình, vừa có thể tránh hiện tượng “trao quyền ngược” từ phía cấp dưới; ba là, có thể tránh trường hợp người lãnh đạo đã trao quyền rồi nhưng lại tự mình đi xử lý những việc đã phân công cho người khác.

7. Không nên tùy tiện thu hồi quyền lực đã trao
Nếu như hôm nay trao quyền, ngày mai lại thay đổi thì sẽ gây ra ba điều bất lợi: Một là, làm như vậy chẳng khác gì tuyên bố với người khác rằng mình đã sai lầm trong việc trao quyền, cần phải sửa sai; hai là, sau khi thu hồi lại quyền lực, tự mình phụ trách công việc đó thì sẽ càng khó khăn, gây ra sai sót tiếp; ba là, sẽ khiến nhân viên cấp dưới có cảm giác lãnh đạo trao quyền nhưng không yên tâm, họ sẽ tự cho rằng bản thân không nhận được sự tín nhiệm từ đó dễ sinh ra bất mãn với lãnh đạo.
Do đó sau khi trao quyền, cần có sự chuẩn bị tâm lý cho những sai sót của cấp dưới, cho dù người được trao quyền mắc phải sai sót cũng cần dành thời gian cho họ sửa sai bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho họ, chứ không phải là thu lại quyền lực đã trao.

8. Trang bị đủ các nguồn lực cần thiết cho nhân viên.
Việc làm này sẽ giúp bạn hạn chế những hậu quả, rắc rối mà các nhân viên có thể đem lại cho bạn khi họ thực hiện những công việc đã được bạn giao phó. Những nguồn lực mà bạn cần trang bị cho nhân viên để họ tự giải quyết vấn đề có thể là con người, các công cụ, thông tin và các cơ hội phát triển. Chẳng hạn, bạn có thể chỉ cho họ biết khi cần một thông tin nào đó.

Nền tảng CC Workspace - trợ lý đắc lực của từng nhân sự trong quá trình làm việc, báo cáo, lên kế hoạch, quản lý thời gian,... Tìm hiểu thêm: https://cc-solution.vn/blogs/don-gian-hoa-quan-ly-van-hanh-doanh-nghiep.html

9. Vùng cấm của hành vi trao quyền
Trao quyền cũng có giới hạn nhất định, hay nói theo cách khác cũng có vùng cấm của nó. Có những quyền mà càng trao cho người khác làm thay càng tốt, nhưng cũng có những việc ít trao đi mới là tốt.
Thông thường, vùng cấm của trao quyền gồm có: quyền phê duyệt kế hoạch phát triển lâu dài của doanh nghiệp, quyền bố trí nhân sự quan trọng, quyền quyết định phương hướng cải tiến và phát triển kỹ thuật của doanh nghiệp, quyền quyết định quy chế nội quy quan trọng của doanh nghiệp, quyền quyết định về việc bố trí, thay đổi, giải thể cơ cấu trong doanh nghiệp, quyền kiểm tra những hoạt động trọng yếu trong doanh nghiệp, quyền xác lập chế độ thưởng phạt đối với những việc có tính nhạy cảm cao, quyền quyết định những vấn đề liên quan đến tập thể, liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

Những nguyên tắc này giúp giám đốc trao quyền hiệu quả, thúc đẩy sự tự tin và phát triển chuyên môn của nhân viên.

Nền tảng CC Workspace là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc quản lý vận hành doanh nghiệp. CC Workspace giúp các giám đốc dễ dàng phân quyền và giám sát hoạt động của nhân sự, là trợ lý đắc lực trong các tác vụ quản lý công việc, lên kế hoạch, và quản lý thời gian. Với các công cụ tinh gọn, CC Workspace giúp giám đốc giải phóng khỏi các tác vụ chi tiết, trao quyền một cách tự tin và nâng cao hiệu quả nhân sự.

Đăng ký trải nghiệm ngay: https://cc-solution.vn/#contact-us
-------------------------------
CC SOLUTION - GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VẬN HÀNH TINH GỌN DOANH NGHIỆP
Email: contact@cc-solution.vn
Website: https://cc-solution.vn
Hotline: (+84) 797 221 179